一条工務店で注文住宅を建築する際に必ず通過しなければいけないもの、それは打ち合わせです。
もちろん、私にとっては楽しいものでしたが、中には退屈な人も多いはず、、、。
この記事では、私が打ち合わせの時間をより有効なものにする、小さな子供も同席するため打ち合わせの時間を短くする目的で実施した情報共有の方法をお伝えしていきます！
私が実際に使用していた打ち合わせ事前共有シートのサンプルも紹介していますのでぜひご活用ください！
サンプルが早く欲しい！という方向けにまず出しておきますね。
一条工務店の打ち合わせの種類や回数
さて、一条工務店の打ち合わせについて、どんな種類があり、何回実施したのかなどは別記事でまとめています。
興味ある方はこちらの記事をご覧ください。
一条工務店の打ち合わせに必要な事前準備
それでは打ち合わせに必要な事前準備とその方法に関して説明していきます。
営業、設計士との情報共有を行う
一番重要なことは、営業担当さんと設計士さんへあらかじめ情報共有を行うことです。
決めるべきポイントは決め、考えるポイントは考え、質問すべきぽいんんとは事前に質問しておきます。
正直、この情報共有を行うことは実質1回の打ち合わせを行なったようなものです。(設計士さんが言っていました)
私が実際に行なったポイントを解説していきます。
希望点のリスト化(初回打ち合わせ)
初回打ち合わせ時にはこちらから全く何を行えば良いかわかりませんでした。
なぜならば、まだ希望の家のイメージが曖昧で決まっていないからです。
もやーっとした感じと言いますでしょうか。実際にサンプル図面を見ても何が何だかわからないのです。
初回打ち合わせ前にはその図面の家が広いのか狭いのか、実感が湧きませんでした。
ただ、営業担当さんからの質問があると思いますのでそちらに答えていく感じで良いと思います。
その答えをもとに、私たち家族にとって、どのような家が良いのか、どのような間取りがいいのかを作成してくれると思います。
変更点のリスト化(２回目打ち合わせ以降)
初回打ち合わせが終了すると、いよいよ実際に図面が出来上がってきます。
その図面をもとに試行錯誤を繰り返す、という感じですね。
自分たちがどのような家にしたいかをしっかりと考えた上で伝えていきましょう。
また、一条工務店側からの質問などもあると思いますので、そちらへの返答も検討しましょう。
質問事項
家づくりはわからないことだらけですよね。
建築のルールであったり、どんな商品がオプションとして取り扱われているのかであったり、おすすめのオプションや間取りもあったりします。
些細なことでもいいので設計士さんや営業さんへしっかりと質問し、納得した家を建てられるようにしてください。
打ち合わせ情報共有ツールを紹介(メリット・デメリットも)
では、どのように事前に情報を共有していたのかをご紹介しますね。
私はクラウドのサービスを使用していました。なぜなら、どこからも見られるし、共有も簡単だからです。
これから紹介するツールはどれも無料で使えるものです。
Googleドキュメント
Google ドキュメントはGoogleが作成しているオンラインのWord、Excel、Power PointといったサービスのうちのWord版です。
Googleドキュメントを用いるメリット
書類のURLを相手先に渡すだけで簡単に共有することができるため、少し複雑な文章をメールで送信するよりは良いでしょう。
私は打ち合わせのたびにGoogleドキュメントに事前確認事項を記載し、営業担当者へ共有していました。
打ち合わせ直前まで項目を追加ていくことが可能ですし、誤字脱字の修正もかんたんです。
Googleドキュメントを用いるデメリット
デメリットとしては、打ち合わせのたびに異なるファイルを作成し共有するためには、毎回URLをお伝えしなくてはなりません。
したがって、私は同じファイルに追記していくパターンで運用していました。
Dropbox Paper
Dropbox Paperも同様のクラウドドキュメントです。ファイル共有ソフトのDropboxが手がけるメモみたいな感じですね。
Dropbox Paperを用いるメリット
Dropbox Paperの利点は、チェックボックスを付けれるなど「メモアプリ」や議事録などに特化している点が挙げられます。
私は一条工務店との打ち合わせでは使用しませんでしたが、他のプロジェクトの進捗共有などに用いています。
こちらもGoogleドキュメントと同様で、打ち合わせ直前まで項目を追加ていくことが可能となります。
Dropbox Paperを用いるデメリット
デメリットとしては、若干使いづらいという点が挙げられます。これはもう慣れなのかもしれませんが、私はGoogleドキュメントの方が使いやすかったです。
ぜひどちらでもいいのでご自身で使用しやすい方を使用してみて下さい。
メール
私は詳細な項目について、メールでの事前情報共有を行うことはありませんでした。
メールは多くの方にとって使用しやすいツールの一つだと思います。
しかし、簡単な質問などは営業担当へグループMMSで行なっていましたので、メールを使ったことにもなりそうですね。
議事録作成について
議事録はとても大切です。あとで言った言わないになってしまっても嫌ですしね。
とはいえ、打ち合わせを録音したりしておかないとしっかりとした議事録は作れません。
私は録音はせずに打ち合わせを進めたため、毎回の打ち合わせの後私と妻の記憶が新鮮なうちに議事録を作ることにしていました。
ただ、こちらが議事録を作成しなくとも、同席されている営業担当さんが打ち合わせのたびに議事録を作成してくれるのでそちらを確認するのも良いと思います。
議事録を打ち合わせシートに追記するだけ
議事録を簡単に作る方法は、事前の情報共有シートに文字の色を変えて書きこむ方法がお勧めです。
自分たちの変更要望や質問に対しての回答を的確にまとめることができますので、あとで見返したときにとてもわかりやすいです。
まとめ
一条工務店との打ち合わせで決定しなくてはいけない項目は非常に多くあり、決めるには大変かと思います。
ですがしっかりと決めながら打ち合わせをしていきたいもの。
打ち合わせ時に悩んで決めるようであれば、非常に大切な時間を悩むことで過ごしてしまうことになりかねません。
なるべく事前に情報共有を行うことが、限られた打ち合わせ時間の有効な使い方にもなるのではないでしょうか。
打ち合わせシートサンプル
では最後に、私が実際に使った打ち合わせシート、議事録のサンプルを置いておきますので、参考になれば幸いです。
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